Sommerens PR-planlegging

Etter en intens og annerledes vår er sommeren endelig her! Normalt sett går mange kommunikasjonsrådgivere på høygir med tanke på Arendalsuka, som er sommerens store happening. I år blir sommeren litt annerledes, og det gir andre

Noe vi har lært i løpet av våren er at når ekstraordinære hendelser inntreffer, så må vi omstille oss raskt og ta utfordringen ved hornene. Ingen vet med sikkerhet hvordan koronapandemien vil utvikle seg videre, så det gjelder å være forberedt på alle mulige scenarioer. Det innebærer at dere må ha en plan for hvem som skal være involvert, og hva din virksomhet eller organisasjon muligens må kommunisere i løpet av sommeren.

Analyser situasjonen: korona

Medierapporteringen har naturlig nok vært preget av korona i flere måneder, men med sommeren kommer nye muligheter. Nettopp på grunn av den omfattende koronarapporteringen har flere virksomheter og organisasjoner måtte skrote kommunikasjonsplaner.

Det er lov å tro at også journalister tar ferie, og at den årlige argurtiden melder sin ankomst. Med det vil trolig også nyhetstrykket roe seg ned noen hakk. Det gir muligheter for at virksomheter kan gjenoppta planer som ble innstilt og starte å kommunisere igjen. Kanskje sitter du på noe spennende data eller et annet initiativ som kan fatte medienes interesse nå?

Kriseforberedelser

Hva skjer om en en hendelse skulle inntreffe midt i juli, når de fleste er på ferie? Hvem har ansvaret for å slukke branner og utøve krisehåndtering? Sørg for å sette opp klare retningslinjer slik at alle vet hvordan eventuelle hendelser skal håndteres mens de som normalt sett håndterer dette er på ferie.

• Lag en telefonliste og spesifiser hvem som skal ringes ved hvilke hendelser, og hvem som skal ringe hvem. Forbered dere på å håndtere større hendelser ved å sette opp et hierarki. Da kan den ansvarlige avgjøre hvem fra krisegruppen som skal kalles inn, eller om alle må møte.
• Vær nøye med å informere sommervikarer og annet personell om hvordan ulike hendelser skal håndteres, slik at de vet hva som skal gjøre om krisen inntreffer.
• Sørg for at ledergruppen og andre ledere er informert om at de står på telefonlisten, og at de vil bli kontaktet om nødvendig.
• Bruk gjerne vår mal for krisekommunikasjon til å lage en oppdatert plan.

Evaluering og forberedelser til høsten

Årets første seks måneder har bydd på mye læring for de fleste av oss. Mange har jobbet hjemmefra og mange har fått nye oppgaver i forbindelse med at kolleger har blitt permittert. Arbeidsplassen har trolig sett store steg hva angår digitalisering med de nye plattformene og arbeidsprosessene det har medført.

Tenk godt og lenge over hva som har fungert bra så langt, og hva som kan forbedres. Hva vil du ta med deg videre? Vi vet ikke hvor lenge dette vil vare, og om vi etter sommeren må tilbake til kjøkkenbordet.

Sommerrengjøringen

De roligere sommermånedene gir ofte muligheter til å rense opp i det digitale rotet som hoper seg opp i hektiske perioder.

• Slett gamle og uviktige e-poster
• Oppdater kontaktlistene over mediekontakter og andre interessenter
• Se over strategidokumentet. Er det noe nytt som må legges til?

Lykke til, og god sommer!