​Krisekommunikasjon i usikre tider

Koronaviruset og konsekvensene av denne pandemien er utvilsomt en krise. Både for folk, samfunn og økonomien. For mange av oss det dette vår første krise, og for virksomheter har dette resultert i en rekke potensielle trusler, og et økt behov for å drive med krisekommunikasjon. Vi ser allerede omfattende permitteringer, mange risikerer å miste næringsgrunnlaget sitt, og vi vil trolig også se konkurser. I en slik situasjon er det viktig for virksomheter å kommunisere, da dette kan være  det som gjør at de kommer seg helskinnet igjennom.

Hvorfor virksomheter bør ha en plan for krisekommunikasjon

Alle råd om krisekommunikasjon starter med at det må legges en plan. En plan som tar høyde for ulike eventualiteter. Om du befinner deg i en kritisk situasjon akkurat nå som et resultat av koronaviruset, befinner du deg i en fase der du må handle umiddelbart, og tiden til å planlegge er liten. Likevel vil vi vektlegge viktigheten av forberedelser når en krise skal håndteres.

Kriser kan oppstå når som helst. Å være forberedt og vite hva du skal gjøre nå det inntreffer, kan være forskjellen på full skandale, at dere kommer styrket ut av det, og alt der imellom. Målet med krisekommunikasjon er nettopp å kommunisere effektivt og presist for å beskytte virksomhetens omdømme og reduserer risiko. Dette igjen forhindrer usikkerhet, og viser handlekraft.

Å gjøre dette innebærer at du har en plan som muliggjør en jevn flyt med pålitelig informasjon fra deg til målgruppen, kunder, partnere og mediene. Å ta kontroll over narrativet er det viktigste, og en plan kan hjelpe deg med dette. Hvis du trenger en plan, kan du sjekke ut Hubspot sine ulike maler.

Hva er krisekommunikasjon?

Krisekommunikasjon er et sett med regler og retningslinjer som bestemmer hvilke steg en virksomhet skal ta når krisen inntreffer. Det innebærer at et tydelig hierarki av talspersoner skal defineres, retningslinjer for hvor og hvordan informasjon skal flyte, både internt og eksternt, same hvem som mottar hvilken informasjon, og via spesifiserte kanaler.

Dette innebærer også å ha den rette teknologien på plass, som igjen tillater organisasjonen å gjennomføre disse oppgavene raskt. God krisekommunikasjon reduserer risiko og beskytter virksomhetens omdømme.

Hva har krisekommunikasjon med PR å gjøre?

Krisekommunikasjon er PR, og under en krise er det kanskje virksomhetens viktigste funksjon. Å ikke adressere utfordringer kan skape stor skade på virksomheten, relasjoner og omdømmet. De som jobber med PR er allerede ansvarlige for å ivareta virksomhetens rykte, så det er helt naturlig at disse er de samme som skal sikre dette gjennom tøffe tider.

Hvilken rolle spiller teknologi i krisekommunikasjon?

Teknologi er viktig når man skal få oversikt over en krise. Det blir på mange måter uunnværlig, og det vil gjøre jobben din mye enklere. Å overvåke hva som blir sagt og skrevet om organisasjonen er en nødvendighet. Hvordan skal du kunne beskytte virksomheten mot negativ og potensielt skadelige kommentarer om du ikke er klar over hvor, hvem og hva som kommuniseres? Du trenger også å ha definerte kanaler for å kommunisere med interessenter og mediene. Informasjon må også være tilgjengelig og enkel å finne. Kriser må håndteres med hurtighet og presisjon, og den rette teknologien gir deg dette fortrinnet.

Suksessfaktorer for vellykket krisekommunikasjon

Risikovurdering

Risiko må vurderes på bakgrunn av utvikling og tilgjengelig informasjon. Forhastede avgjørelser kan være skadelig, og virksomheter må nøye vurdere både kortsiktig og langsiktig risiko. Uansett hvor kritisk situasjonen er, vil de ha behov for å kommunisere med kunder, investorer, samarbeidspartnere og befolkningen forøvrig.

Fleksibilitet og hurtighet

I krisesituasjoner må virksomheter kunne være fleksible og agere hurtig på ny informasjon og endringer i forutsetninger for videre drift. I slike situasjoner må virksomhetene også kunne kommunisere endringer fortløpende. Folk søker informasjon, og det er virksomhetene selv som vil være best egnet til å gi den nødvendige informasjonen. Ta kontroll over ditt eget narrativ.

Tilgjengelighet og transparens

I krisesituasjoner er det viktig å være tilgjengelig og så transparent som man kan være. Tilgjengelighet handler om at medier og andre interessenter skal vite hvem de kan kontakte, og at disse faktisk er tilgjengelige. Vi vet at du ikke kan tilgjengeliggjøre all virksomhetskritisk informasjon, men det er viktig for journalister, interessenter og investorer å høre hva dere gjør. Vær trygg, forsøk å spre ro og svar på spørsmålene som måtte komme.

Vis hva dere står for - ta ansvar og hold på verdiene

Kriser er i hovedsak negative, men virksomheter kan også utnytte mulighetsrommet kriser skaper. Ved vise seg som en ansvarlig aktør, kan du skape et positivt inntrykk av virksomheten. Vis at dere tar ansvar i situasjonen, et ansvar dere ikke nødvendigvis har blitt pålagt å ta, men dere gjør det likevel. Vær tro mot verdiene virksomheten er tuftet på. Disse er nå viktigere enn noen gang før.

Evaluer markedskommunikasjonen

Er nå tiden for det seminaret, konferansen eller produktslippet? Kriser har en tendens til å endre planer. Det betyr likevel ikke at alt er tapt, for kriser gir også nye muligheter. Vær kreativ, tenk over hvordan dette påvirker dere, og hvilke muligheter som åpner seg. Har dere data, statistikk og annen informasjon som kan være nyttig å dele på nåværende tidspunkt? Dette kan i så fall være grunnlag for godt innhold og god PR. Kan dere bidra til å løse en utfordring folk har? Fokuser i så fall på dette. 

Vil du lære mer om krisekommunikasjon? Registrer deg for vårt kommende webinar med Norwegian og Paulig Foods her.