​11 komponenter som utgjør en pressemelding

For å kommunisere effektivt må du kjenne til og forstå de ulike komponentene som utgjør en pressemelding. Fra emnefeltet i e-posten til bilder og kontaktinformasjon - alle er viktige elementer som kan øke din troverdighet og bidra til at mediene plukker opp pressemeldingen din.

1. Førsteinntrykket
Teksten er essensen her, og derfor må du sende en tekstbasert e-post. Om journalisten må knote med et utall URLer og PDF-dokumenter har du allerede tapt, da den trolig ikke blir lest. Prøv også å begrense det grafiske materialet, da leseropplevelsen kan varierer avhengig av om den leses på mobil eller PC. Sender du den fra et nyhetsrom eller en annen plattform, må du sørge for at den er optimalisert for så mange plattformer som mulig.

2. Bruk tid på presentere emnet slik at det skaper nysgjerrighet
Emnefeltet er overskriften din, og det første journalistene ser når pressemeldingen dukker opp i deres innboks. Derfor er det viktig at du klarer å presentere saken på en tydelig og interessant måte - helst i én setning. Her skal det skapes nysgjerrighet hos leseren. Det høres kanskje utfordrende ut, men om du har det klart for deg hva formålet er, hvem som er målgruppen og hvilke nyhetskriterier saken dekker, vil du være bedre rustet til å klare dette.

Bruk et aktivt språk så journalisten slipper å bruke tid på å lete seg frem til hvem som utfører en handling, og hvorfor dette skjer. Ikke skriv pressemelding i emnefeltet, da det både tar opp plass og er en unødvendig bemerkning. De forstår dette selv.

3. Gjør det klart hvem som er avsenderen
Presiser hvem som er avsenderen. Inkluder da gjerne avsender og firmanavnet. Du kan også skrive avsendernavnet i emnefeltet etterfulgt av kolon og budskapet dersom dette ikke kommer tydelig frem i e-postadressen din. Eksempelvis “Kari Nordmann, Selskap A: Hold deg fast!”. Bruk gjerne selskapslogoen også, slik at journalisten raskt skal kunne identifisere avsenderen.

4. Bruk underoverskrifter
Når journalisten åpner e-posten vil det første de leser være overskriften med fet skrift (kopiert fra emnefeltet), etterfulgt av underoverskrifter. Det er her du skal fange leserens oppmerksomhet i to til tre fengende linjer. Her må du ha hvem, hva, hvor, når og hvorfor i bakhodet. Disse underoverskriftene skal binde sammen teksten og gjøre det klart hvilke fakta og perspektiver som kommuniseres.

5. Repetisjon
Du har alt repetert deg selv med underoverskriftene som relateres til overskriften. Iblant kan dette føre til at man skriver bakgrunnen for pressemeldingen i brødteksten - ikke gjør dette. Vinkelen på nyheten må repeteres, men på en mer beskrivende måte. Dette er et eksempel fra Ford: “En spesiell bil med en spesiell historie presenteres i dag i seks store byer, på fire kontinenter, verden over. Nye Ford Mustang er en moderne tolkning av en ekte klassiker - med avansert teknologi og ytelse en Mustang verdig”.

Ikke bli fortapt i lange beskrivelser. I eksempelet over kunne forfatteren fort blitt opphengt i detaljer som motorkraft, karosseri og så videre. Likevel klarte forfatteren å begrense seg og få frem budskapet på en tydelig måte. Dette bidrar til at pressemeldingen fremstår som mer overbevisende.

6. Få ditt sitat sitert
Sitatene spiller en sentral rolle i pressemeldingen. Dette fordi du kan uttrykke følelser, lidenskap og uttrykke en mening. Inntil nå har tonen i pressemeldingen vært nøytral, men et sitat gjør det mulig å endre på dette. Ved å bruke en kjent person, gjerne en bransjeekspert, øker det pressemeldingens troverdighet. Sørg for at sitatet ikke blir for komplisert, og at det har en ordlyd som reflekterer personens talemåte.

7. Utdyp med bakgrunnsmateriale
Etter du har presentert det første sitatet burde du gå videre til bakgrunnen for pressemeldingen og presentere noen detaljer som fakta eller peke på hvordan akkurat dette kommer til å påvirke fremtiden. Vær kort og konsis i måten du gjør det på. En pressemelding bør ikke være noe særlig lengre enn én side, og den må være godt strukturert, noe som gjør den lett å lese. La det være tydelig hva hvert avsnitt omhandler. Fords pressemelding hadde for eksempel et avsnitt som het “Smart teknologi”, et avsnitt journalister med interesse for tekniske aspekter gjerne vil fordype seg i.

8. Ikke glem CTA
“Don’t leave me hanging!” Du skal alltid strebe etter å gi leseren mer informasjon. Legg til lenker som tar leseren videre til relevant innhold, bruk video eller inviter til en pressekonferanse. Uansett hva du velger å gi av merverdi, må du sørge for at det er direkte relatert til pressemeldingens budskap.

9. Bedriftsbeskrivelse
Dette er standardteksten som forklarer selskapets virke. Dette bør du ha med i enhver pressemelding, og du må være konsekvent. Jobber du i et internasjonalt selskap, burde disse være tilpasset alle markeder og benytte lokalt språk. Ideen er at journalistene skal kunne kopiere denne informasjonen direkte.

10. Ha kontaktinformasjon tilgjengelig
Journalister skal alltid kunne se hvem de skal kontakte via telefon eller e-post om de skulle ha spørsmål eller kommentarer til informasjonen. Inkluder kontaktinformasjon i slutten av hver pressemelding. Kontaktpersonen kan være en presseansvarlig, leder eller hva din organisasjon måtte vurdere som mest hensiktsmessig. Om du siterer en ekspert, kan du også legge til dem som kontakt. Bare vær tydelig med hvem de er og avklar dette på forhånd.

For mer informasjon, kontakt:
Kari Nordmann, presseansvarlig
Telefon: 123 12 123
E-post: kari.nordmann@selskap.no

11. Visuelt innhold og data
Bilder, filmer og presentasjoner gir en ekstra dimensjon. Som nevnt innledningsvis bør du være forsiktig med bruken av dette, men om du gjør det må du sørge for at bildene er komprimert og at de ikke tar opp for mye plass i mottagerens innboks. Last opp høyoppløselige bilder eller annet innhold på en server journalisten igjen kan laste det ned fra.

Følger du disse tipsene vil du øke dine sjanser for å få pressedekning. Lær deg mer om hvordan du kan skape effektive pressemeldinger gjennom å laste ned vår guide til pressemeldinger.